Những kỹ năng quản lý cơ bản
Có 4 kỹ năng quản lý cơ bản mà bất kỳ ai phải thành thạo để có bất kỳ sự thành công nào trong một công việc quản lý. Có 4 kỹ năng cơ bản này là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát và được thảo luận riêng chi tiết dưới đây.
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bược đầu tiên trong bất kỳ nhiệm vụ quản trị nào. Đây cũng là một bước thường bị bỏ qua hoặc cố tình bỏ qua nhất. Trong khi số lượng lập kế hoạch và chi tiết cần thiết sẽ thay đổi theo từng nhiệm vụ, để bỏ quả nhiệm vụ này là mời thảm họa chắn chắc trừ sự may mắn mù quáng. Đó là những gì mang đến cho chúng ta câu ngạn nhữ về kế hoặc 6P (hoắc 7P tùy thuộc vào cách bạn đếm)
Mặc dù hầu hết mọi người liên kết kế hoạch nhiệm kỳ với kế hoạch kinh doanh chung, những cũng có các cấp lập kế hoạch khác nhau:
- Lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning)
- Lập kế hoạch chiến thuật (Tactical Planning)
- Lập kế hoạch hoạt động (Operational Planning)
- Lập kế hoạch thiên tai
- Lập kế hoạch thành công
- Lập kế hoạch khủng hoảng
- Lập kế hoạch bồi thường
Tổ chức
Một nhà quản lý phải có khả năng tổ chức nhóm, nhiệm vụ và dự án để hoàn thành công việc của nhóm theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Như một nhà quản lý mới bắt đầu, bạn có lẽ tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc một đội dự án. Những kỹ năng như nhau sẽ được yêu cầu sau đó trong nghề nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một phòng ban hoặc một bộ phận mới của công ty.
Rõ ràng, có rất nhiều sự chồng chéo giữa việc lập kế hoạch công việc và tổ chức nó. Khi lập kế hoạch tập trung vào những gì cần phải làm, tổ chức hoạt động nhiều hơn và tập trung hơn vào cách hoàn thành công việc được làm tốt nhất.
Những kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết cho việc tổ chức hiệu quả
Khi bạn tổ chức công việc, bạn cần:
Cho dù bạn đã được phân công một nhóm nhỏ hoặc một dự án để quản lý, người quản lý bắt đầu cũng phải có khả năng tổ chức văn phòng và hệ thống dữ liệu.
Liên quan nhiều hơn tới tổ chức
Bạn có lẽ không có khả năng vật lý di chuyển con người xung quanh để tập hợp nhóm của bạn, nhưng bạn nên xem xét nó. Mặt khác, bạn có lẽ cần di chuyển vài người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ vì vậy đội của bạn có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau này trong sự nghiệp của bạn, bạn có lẽ cần tổ chức một văn phòng để chứa các nhóm từ một số phòng ban khác và nhu cầu cụ thể của họ.
Bạn cũng sẽ cần có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống sẽ xử lý dữ liệu những nhu cầu nhóm của bạn để thu thập hoặc phân phối. Những ngày này, đó có lẽ là hệ thống máy tính. Bạn phải quyết định xem, ví dụ, bạn cần thiết lập các trang web được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hay chỉ là một thứ mục được chia sẻ trên máy chủ tệp. Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các hệ thống để mọi người cần thông tin đều có quyền truy cập vào nó (và nó không có sẵn cho những người không nên xem nó, như đối thủ của bạn)? Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất một thứ gì đó ngoài thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn có được thứ họ cần, khi họ cần và có thể cung cấp cho người khác những gì nhóm của bạn tạo ra vào đúng thời điểm.
Đừng quên tự tổ chức. Chúng ta sẽ nghiên cứu điều này ở cấp độ cao hơn trong Cấp độ 3 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý, nhưng ngay cả khi một nhà quản lý ban đầu bạn phải có khả năng tự sắp xếp thời gian và không gian của bạn để bạn có thể hiệu quả nhất.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng, hiếm khi đủ để tổ chức mọi thứ một lần. Với những thay đổi liên tục về tài nguyên, mục tiêu và các yếu tố bên ngoài, bạn thường sẽ cần phải sắp xếp lại để điều chỉnh cho họ.
Chỉ đạo
Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo nhóm của bạn để hoàn thành công việc. Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho mọi người trong nhóm. Có phải tất cả họ đều biết mục tiêu là gì? Có phải tất cả họ đều biết vai trò của họ là gì trong việc đưa đội đến mục tiêu? Họ có mọi người họ cần (tài nguyên, quyền hạn, thời gian,v..v... để làm phần của họ phải không?
Kéo, đừng đẩy
Bạn sẽ hiệu quả hơn trong việc hướng đội về phía mục tiêu nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) thay vì đẩy (ngội lại và ra lệnh). Bạn muốn thúc đẩy những người trong nhóm của bạn và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ hướng tới mục tiêu của nhóm.
Những kỹ năng cơ bản cần thiết cho chỉ đạo
Khi bạn chỉ đạo công việc của nhóm, bạn cần:
Kiểm soát
Một số nhà văn cố gắng "làm mềm" kỹ năng này bằng cách gọi nó là "phối hợp" hoặc các thuật ngữ tương tự. Tôi thích thuật ngữ mạnh hơn, kiểm soát vì điều cần thiết là người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của nhóm.
Trong những bước trên, bạn đã lên kế hoạch công việc, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu công việc. Trong bước kiểm soát, bạn giám sát công việc đang được thực hiện. Bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác mình rằng tổ chức đang hoạt động như bạn đã thiết kế.
Nếu mọi thứ đều ổn, bạn không cần phải làm gì ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Ai đó bị bệnh, việc sắp xếp cơ sở dữ liệu mất nhiều lần lặp hơn dự kiến, đối thủ cạnh tranh chính giảm giá, hỏa hoạn phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải sơ tán trong vài ngày hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.
Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt. Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa dự án của bạn trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt. Thông thường điều này có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Đôi khi nó có thể yêu cầu một sự thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải định hướng lại mọi người về những mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát kế hoạch mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Những kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết cho kiểm soát
Khi bạn kiểm soát công việc, bạn cần:
Trong bước kiểm soát, bạn thiết lập các tiêu chuẩn cho hiệu suất và chất lượng và sau đó bạn theo dõi để đảm bảo chúng được đáp ứng. Có rất nhiều công cụ có sẵn cho bạn cũng như có những thứ bạn cần theo dõi.
Công cụ lập kế hoạch: Một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch biểu của mình và cập nhật tiến độ thường xuyên. Chương trình sẽ nêu bật những thay đổi trong lịch trình để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.
Kiểm soát tài chính: như một nhà quản lý, bạn sẽ thường có một ngân sách. Những báo cáo từ phòng tài chính sẽ cho phép bạn biết cách chi tiêu của bạn (cho mọi người và các tài nguyên khác) phù hợp với kế hoạch.
Kiểm soát con người: bạn phải đảm bảo rằng tất cả những người trong nhóm của bạn đang hoạt động theo kế hoạch. Nếu họ không, bạn cần tìm và khắc phục nguyên nhân. Họ không hiểu mục tiêu? Họ không có một số tài nguyên khác hoặc kỹ năng họ cần? Là nhiệm vụ quá lớn đối với họ và cần phải được sửa đổi hoặc gán cho một tài nguyên khác? Công việc của bạn với tư cách là người quản lý có nghĩa là cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn phải hồi về cách hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch. Khi không, bạn cần phải có hành động khắc phục.
Điểm mấu chốt
Các kỹ năng quản lý ban đầu: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát là nền tảng cho khả năng của người quản lý để hoàn thành các mục tiêu, dự án được giao và các sản phẩm công việc và tiến độ của một tổ chức mà người quản lý chịu trách nhiệm. Với thành công trong mỗi kỹ năng cơ bản này, một người quản lý đang đi đúng hướng đến sự nghiệp quản lý thành công.
Một nhà quản lý phải có khả năng tổ chức nhóm, nhiệm vụ và dự án để hoàn thành công việc của nhóm theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Như một nhà quản lý mới bắt đầu, bạn có lẽ tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc một đội dự án. Những kỹ năng như nhau sẽ được yêu cầu sau đó trong nghề nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một phòng ban hoặc một bộ phận mới của công ty.Rõ ràng, có rất nhiều sự chồng chéo giữa việc lập kế hoạch công việc và tổ chức nó. Khi lập kế hoạch tập trung vào những gì cần phải làm, tổ chức hoạt động nhiều hơn và tập trung hơn vào cách hoàn thành công việc được làm tốt nhất.
Những kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết cho việc tổ chức hiệu quả
Khi bạn tổ chức công việc, bạn cần:
- Xác định vai trò cần thiết
- Phân công nhiệm vụ các vai trò
- Xác đình nguồn tài nguyên tốt nhất (con người hoặc thiết bị) cho vai trò
- Có được các nguồn lực và phân bổ chúng cho các vai trò
- Phân công tài nguyên cho các vai trò và ủy quyền và trách nhiệm cho họ.
Cho dù bạn đã được phân công một nhóm nhỏ hoặc một dự án để quản lý, người quản lý bắt đầu cũng phải có khả năng tổ chức văn phòng và hệ thống dữ liệu.
Liên quan nhiều hơn tới tổ chức
Bạn có lẽ không có khả năng vật lý di chuyển con người xung quanh để tập hợp nhóm của bạn, nhưng bạn nên xem xét nó. Mặt khác, bạn có lẽ cần di chuyển vài người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ vì vậy đội của bạn có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau này trong sự nghiệp của bạn, bạn có lẽ cần tổ chức một văn phòng để chứa các nhóm từ một số phòng ban khác và nhu cầu cụ thể của họ.
Bạn cũng sẽ cần có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống sẽ xử lý dữ liệu những nhu cầu nhóm của bạn để thu thập hoặc phân phối. Những ngày này, đó có lẽ là hệ thống máy tính. Bạn phải quyết định xem, ví dụ, bạn cần thiết lập các trang web được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hay chỉ là một thứ mục được chia sẻ trên máy chủ tệp. Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các hệ thống để mọi người cần thông tin đều có quyền truy cập vào nó (và nó không có sẵn cho những người không nên xem nó, như đối thủ của bạn)? Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất một thứ gì đó ngoài thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn có được thứ họ cần, khi họ cần và có thể cung cấp cho người khác những gì nhóm của bạn tạo ra vào đúng thời điểm.
Đừng quên tự tổ chức. Chúng ta sẽ nghiên cứu điều này ở cấp độ cao hơn trong Cấp độ 3 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý, nhưng ngay cả khi một nhà quản lý ban đầu bạn phải có khả năng tự sắp xếp thời gian và không gian của bạn để bạn có thể hiệu quả nhất.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng, hiếm khi đủ để tổ chức mọi thứ một lần. Với những thay đổi liên tục về tài nguyên, mục tiêu và các yếu tố bên ngoài, bạn thường sẽ cần phải sắp xếp lại để điều chỉnh cho họ.
Chỉ đạo
Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo nhóm của bạn để hoàn thành công việc. Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho mọi người trong nhóm. Có phải tất cả họ đều biết mục tiêu là gì? Có phải tất cả họ đều biết vai trò của họ là gì trong việc đưa đội đến mục tiêu? Họ có mọi người họ cần (tài nguyên, quyền hạn, thời gian,v..v... để làm phần của họ phải không?
Kéo, đừng đẩy
Bạn sẽ hiệu quả hơn trong việc hướng đội về phía mục tiêu nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) thay vì đẩy (ngội lại và ra lệnh). Bạn muốn thúc đẩy những người trong nhóm của bạn và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ hướng tới mục tiêu của nhóm.
Những kỹ năng cơ bản cần thiết cho chỉ đạo
Khi bạn chỉ đạo công việc của nhóm, bạn cần:
- Cung cấp hướng đi rõ ràng để nhóm có thể thành công
- Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm rõ ràng về vai trò họ cần đóng để nhóm thành công
- Cung cấp ít hướng nhất cho nhóm để nhóm được trao quyền để thành công
- Cung cấp nguồn cảm hứng và theo dõi để duy trì sự hiện diện trong hỗ trợ của nhóm
Kiểm soát
Một số nhà văn cố gắng "làm mềm" kỹ năng này bằng cách gọi nó là "phối hợp" hoặc các thuật ngữ tương tự. Tôi thích thuật ngữ mạnh hơn, kiểm soát vì điều cần thiết là người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của nhóm.
Trong những bước trên, bạn đã lên kế hoạch công việc, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu công việc. Trong bước kiểm soát, bạn giám sát công việc đang được thực hiện. Bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác mình rằng tổ chức đang hoạt động như bạn đã thiết kế.
Nếu mọi thứ đều ổn, bạn không cần phải làm gì ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Ai đó bị bệnh, việc sắp xếp cơ sở dữ liệu mất nhiều lần lặp hơn dự kiến, đối thủ cạnh tranh chính giảm giá, hỏa hoạn phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải sơ tán trong vài ngày hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.
Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt. Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa dự án của bạn trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt. Thông thường điều này có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Đôi khi nó có thể yêu cầu một sự thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải định hướng lại mọi người về những mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát kế hoạch mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Những kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết cho kiểm soát
Khi bạn kiểm soát công việc, bạn cần:
- Theo dõi tiến độ của nhóm và các dự án
- Chắc chắn rằng mỗi vai trò được hoàn thành bởi một nhân viên
- Đặt tiêu chuẩn cho hiệu suất và chất lượng
- Giúp nhóm giải quyết vấn đề và xóa bỏ rào cản cho thành công của họ
- Cung cấp phản hồi về các hành động được thực hiện và tiến trình của nhóm
- Cung cấp phần thưởng và sự công nhận cho những thành công và tiến bộ của nhóm
- Điều chỉnh các quyết định được đưa ra tại các kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo các giai đoạn khi cần thiết
Trong bước kiểm soát, bạn thiết lập các tiêu chuẩn cho hiệu suất và chất lượng và sau đó bạn theo dõi để đảm bảo chúng được đáp ứng. Có rất nhiều công cụ có sẵn cho bạn cũng như có những thứ bạn cần theo dõi.
Công cụ lập kế hoạch: Một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch biểu của mình và cập nhật tiến độ thường xuyên. Chương trình sẽ nêu bật những thay đổi trong lịch trình để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.
Kiểm soát tài chính: như một nhà quản lý, bạn sẽ thường có một ngân sách. Những báo cáo từ phòng tài chính sẽ cho phép bạn biết cách chi tiêu của bạn (cho mọi người và các tài nguyên khác) phù hợp với kế hoạch.
Kiểm soát con người: bạn phải đảm bảo rằng tất cả những người trong nhóm của bạn đang hoạt động theo kế hoạch. Nếu họ không, bạn cần tìm và khắc phục nguyên nhân. Họ không hiểu mục tiêu? Họ không có một số tài nguyên khác hoặc kỹ năng họ cần? Là nhiệm vụ quá lớn đối với họ và cần phải được sửa đổi hoặc gán cho một tài nguyên khác? Công việc của bạn với tư cách là người quản lý có nghĩa là cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn phải hồi về cách hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch. Khi không, bạn cần phải có hành động khắc phục.
Điểm mấu chốt
Các kỹ năng quản lý ban đầu: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát là nền tảng cho khả năng của người quản lý để hoàn thành các mục tiêu, dự án được giao và các sản phẩm công việc và tiến độ của một tổ chức mà người quản lý chịu trách nhiệm. Với thành công trong mỗi kỹ năng cơ bản này, một người quản lý đang đi đúng hướng đến sự nghiệp quản lý thành công.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét